Ao sair da contingência, empresas precisam conferir transações feitas durante a interrupção e verificar se a operação recuperada comporta a demanda acumulada.
A Microsoft anunciou nesta sexta-feira (13) ampla recuperação do Microsoft 365 após uma falha de rede que afetou o Outlook e o Teams desde a véspera. Durante a pane, empresas e órgãos públicos recorreram ao telefone e ao WhatsApp. Na mesma semana, o Porto de Santos seguia recuperando sistemas atingidos por um ataque cibernético, e a Caixa Seguridade informou que dados de 7,6 milhões de clientes ativos da Caixa Vida e Previdência haviam sido copiados.
Uma empresa pode voltar a receber pedidos e ainda ficar sem condições de faturar ou entregar. Qualquer que seja a causa da interrupção, a retomada é delicada porque as equipes precisam atender à demanda corrente enquanto conferem o que foi feito por canais alternativos e resolvem o que ficou pendente.
Uma distribuidora que recebeu pedidos por telefone durante uma pane, por exemplo, precisa verificar quais já entraram no sistema e quais ainda aguardam registro. Se liberar a expedição antes dessa conferência, pode enviar a mesma encomenda duas vezes ou vender mercadoria já reservada. Se a comunicação entre os sistemas de expedição e faturamento continuar indisponível, pedidos prontos podem ficar à espera da nota fiscal. Fretes extras, devoluções e atrasos nos recebimentos são prejuízos que podem surgir na própria retomada.
A estratégia começa antes da interrupção
Para Bruno Viscaíno, diretor de Arquitetura e Tecnologia da Ninecon, a diretoria precisa identificar quais processos sustentam a receita, o caixa e o cumprimento de obrigações. Em seguida, deve mapear os sistemas, as equipes e os fornecedores de que cada processo depende. Com essas informações, definir quais atividades precisam continuar com capacidade reduzida, por quanto tempo o negócio suporta essa condição e quais dados terão de ser recuperados.
Os testes devem reproduzir essas condições. Criar meios alternativos para a empresa medir quantos pedidos a equipe consegue processar e testar como eles serão incorporados ao sistema. As cópias de segurança devem ficar isoladas do ambiente principal e passar por testes de restauração. As instruções de recuperação precisam estar acessíveis durante a interrupção para não depender de pessoas que possam vir a não estar disponíveis.
Viscaíno também defende que os processos precisam contar com um plano de comunicação claro e pronto para responder quem é responsável por restabelecer a comunicação entre sistemas. O fornecedor do sistema de gestão e o prestador responsável pela expedição podem cumprir seus respectivos prazos de recuperação enquanto a conexão entre os dois serviços segue indisponível.
O que autoriza a volta à rotina
Na distribuidora, o teste de retomada acompanha um pedido do recebimento à emissão da nota fiscal e à saída da mercadoria. A equipe precisa conferir se o estoque está correto, se os pedidos feitos durante a pane entraram no sistema sem duplicidade e se a expedição consegue reduzir a fila enquanto chegam novas encomendas.
Se a capacidade recuperada for parcial, a empresa pode liberar primeiro os pedidos já conferidos e ajustar os prazos informados aos clientes. Segundo Viscaíno, cabe à diretoria definir antes da crise quem terá autoridade para ampliar a operação quando os testes mostrarem que ela suporta mais volume e para suspender a liberação de novos pedidos se voltarem a surgir divergências entre estoque, expedição e faturamento.
Sobre a Ninecon
Fundada em 2004, a Ninecon é uma consultoria de Business Technology (BT) que acelera a transformação digital e a inovação. Como parceira estratégica, combina visão de negócios e domínio tecnológico para modernizar processos, integrar ecossistemas complexos e impulsionar a agilidade. Reconhecida por três anos como líder em todos os quadrantes do ISG Provider Lens™ e certificada pelo Great Place to Work. Saiba mais: www.ninecon.com.br
