Ferramentas homologadas, limites para dados e treinamento ajudam empresas a reduzir riscos no uso informal
Funcionários podem começar a utilizar ferramentas de inteligência artificial antes que a empresa tenha definido regras para essa prática. Dados de clientes podem ser inseridos em plataformas pessoais, números errados podem chegar a relatórios e soluções internas podem se tornar importantes para a operação sem documentação ou responsável definido. Para reduzir esses riscos, a organização precisa informar o que está liberado e em quais situações a equipe de tecnologia deve participar.
Para Daniel Delgado (@doutoresdoexcel no Instagram), especialista em análise de dados e inteligência artificial, impedir completamente o uso pode não ser uma resposta suficiente quando os funcionários já incorporaram essas ferramentas à rotina.
“Seu time está usando IA agora, neste momento. Com ou sem a sua autorização, com ou sem política da empresa. Isso não é uma decisão que está na sua mão, já aconteceu”, explica.
Segundo ele, o papel do gestor é entender as possibilidades e os riscos da tecnologia para orientar os funcionários. Isso inclui conferir resultados, impedir o compartilhamento de informações protegidas e explicar quais ferramentas podem ser utilizadas.
Por que a empresa pode restringir o uso?
Delgado aponta três preocupações que ajudam a explicar a resistência das equipes de tecnologia. A primeira é o vazamento de informações. Se funcionários inserem dados de clientes em ferramentas pessoais, aumentam os riscos de vazamento e de um incidente envolvendo informações protegidas.
A segunda é o uso de uma resposta errada em uma decisão. Um número produzido pela IA pode ser incluído em um relatório e influenciar uma medida da empresa sem ter sido conferido na fonte.
A terceira preocupação envolve a manutenção. Uma área pode criar uma solução que, com o tempo, se torna importante para a operação. Se o responsável deixar a organização e o projeto não tiver documentação, padrão ou controle de versão, a manutenção pode acabar transferida para a TI sem que ninguém saiba como o sistema funciona.
Para o especialista, essas preocupações não significam que todas as iniciativas precisam ser proibidas. A empresa pode substituir uma autorização genérica por regras relacionadas ao tipo de projeto, aos dados utilizados e às responsabilidades de cada área.
O que as regras precisam definir?
O primeiro passo é informar quais ferramentas são homologadas, o que pode ser enviado à IA e quais informações devem permanecer fora dessas plataformas. Dados de clientes, dados pessoais e informações sensíveis somente devem ser utilizados em ferramentas liberadas pela empresa e protegidas por contrato corporativo.
“Não joga esse arquivo com dado de cliente em ferramenta sem contrato corporativo. Use a que a empresa liberou”, orienta.
As regras também devem separar projetos que podem ser conduzidos pela própria área daqueles que precisam passar pela TI. Ferramentas internas da equipe, painéis, automações sobre dados aos quais os profissionais já têm acesso, protótipos e provas de conceito podem ser avaliados dentro da área.
Projetos que envolvam dados sensíveis, integração com sistemas críticos, credenciais de produção, clientes externos ou funcionamento ininterrupto precisam da participação da equipe de tecnologia.
Antes de pedir uma liberação ampla, a área pode apresentar um caso específico. A proposta deve informar qual problema será resolvido, quantas horas o processo consome, quais dados serão utilizados, quem terá acesso e o que poderá acontecer se a solução falhar.
Delgado também recomenda começar por um piloto pequeno, com prazo e critério de sucesso definidos. O teste deve evitar dados sensíveis e medir o resultado obtido. A área responsável ainda precisa assumir o compromisso de treinar a equipe e definir o que pode ou não ser feito com a ferramenta.
A definição de regras permite que as áreas de negócio apresentem necessidades concretas, enquanto a TI avalia os riscos e as condições de uso. O objetivo é evitar que a inteligência artificial avance dentro da empresa sem critérios, acompanhamento ou responsabilidade definida.
Quem é Daniel Delgado?
Daniel Delgado é administrador de empresas formado pelo Mackenzie, pós-graduado em Análise de Dados (Anhanguera) e especialista em inteligência artificial aplicada à produtividade, Excel, VBA, Power Query, Power Pivot e Power BI. É fundador e CEO da Doutores do Excel, empresa de cursos e treinamentos corporativos que já formou mais de 180 mil alunos em todo o país.
Possui mais de 15 anos de experiência de mercado, como consultor estratégico, com passagens por grandes empresas do varejo, saúde e tecnologia brasileira e até na Bolsa de Valores. Aplicou treinamentos corporativos para companhias reconhecidas, como Honda, Magazine Luiza, Riachuelo, Locaweb, iFood e Movile.
